Em 15.4.2020, foi publicada pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia (DREI/ME) a Instrução Normativa nº 79 (“IN nº 79”) para regulamentar a autorização de participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedade anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, em atenção às disposições propostas pela Medida Provisória 931, publicada em 30.3.2020.

A IN nº 79 estabelece que as reuniões e assembleias podem ser (i) semipresenciais, com votação presencial no local físico do conclave e também a distância, ou (ii) digitais, com participação e votação somente a distância, não sendo realizado conclave em nenhum local físico. Em ambos os casos, tais reuniões e assembleias serão consideradas como realizadas na sede da sociedade, para todos os fins legais. A participação e votação a distância em tais modalidades de conclave poderão ocorrer tanto pelo envio de boletim de voto à distância e/ou por atuação remota, via sistema eletrônico.

Com relação à convocação, instalação e deliberação, as reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais deverão obedecer às normas aplicáveis ao respectivo tipo societário e às normas do contrato ou estatuto social da sociedade em questão. Além dos meios de divulgação já previstos em lei, os documentos e informações disponibilizados previamente ao conclave deverão, também, ser disponibilizados por meio digital. O instrumento de convocação deve informar que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, detalhando como os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar a distância.

A sociedade será responsável por adotar o sistema e tecnologia necessários para que todos participem e votem a distância, mas não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à rede mundial de computadores dos acionistas, sócios ou associados, bem como quaisquer outras situações que não estejam sob seu controle.

A IN nº 79 determina, ainda, que a sociedade deve manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.

O boletim de voto a distância deverá conter (i) todas as matérias constantes da ordem do dia, (ii) orientações sobre o seu envio à sociedade, (iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-los para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado e (iv) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido. Tal boletim deverá ser disponibilizado pela sociedade em versão passível de impressão e preenchimento manual na data da publicação da primeira convocação, devendo ser devolvido à sociedade no mínimo 5 dias antes da data da realização do conclave. Importante apontar que o envio do boletim não impede a presença do acionista, sócio ou associado na reunião ou assembleia semipresencial ou digital e exercer seu direito de participação ou votação, caso em que o boletim enviado será desconsiderado.

Os livros societários e a ata da respectiva reunião ou assembleia poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que deverão certificar nesses documentos os acionistas, sócios ou associados presentes. Na ata, deverá constar a informação de que a reunião ou assembleia foi semipresencial ou digital, informando a forma pela qual foram permitidas a participação e votação a distância.

Quando tal ata não for elaborada em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital, deverão ser assegurados meios para que a ata possa ser impressa em papel a qualquer momento por quaisquer acionistas, sócios ou associados, e o presidente ou secretário deverá declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização.

Em caso de dúvidas, nosso time de Societário está à disposição para auxiliá-los.